Er komt heel wat kijken het bij het organiseren van een grote activiteit of evenement (zoals een fuif, talentenshow, festival, …). Wij stelden een 6-stappenplan op. Als je dit volgt, kan er niks meer fout gaan. Onderaan dit artikel vind je ook een lijstje met valkuilen, zo kan je die al zeker vermijden, en enkele extra tips voor je fuif, festival of talentenshow.
Start vanuit een probleem of iets dat je wil veranderen op school. Of bedenkt een idee om de school leuker te maken. Denk er wel aan om dit thema al meteen af te toetsen bij de directeur of de leerkrachten. Je moet nog niet alle concrete plannen uit de doeken doen, maar het is goed om te weten of je niet op ‘verboden terrein’ zit. Vraag zeker ook of je op voorhand ergens rekening mee moet houden.
Stel op voorhand enkele duidelijke doelstellingen op: Wat wil je bereiken? Wanneer is je actie geslaagd?
Om te vermijden dat je teveel van anderen afhangt, formuleer je actieve doelstellingen, die duidelijk zeggen wat jij wil en zal doen. Je gebruikt ze ook om nadien te checken of het een geslaagde actie was. Schrijf bv. niet ‘de leerkrachten moeten ervoor zorgen dat de leerlingen van de verschillende richtingen meer onderling contact hebben’, maar schrijf ‘wij organiseren een activiteit waarbij leerlingen van alle studierichtingen moeten samenwerken’.
Spreek af wat de doelgroep is: voor wie willen jullie iets organiseren?
Tijdens het brainstormen mag er nog 'zot' gedacht worden, maar het kan geen kwaad om dat binnen de grenzen van het mogelijke te doen. Denk al eens na over deze vragen:
Nodig de begeleidende leerkracht uit voor dit gesprek, hij of zij heeft een goed inzicht in wat realistisch is.
Alle remmen los! Met jullie doelen en grenzen in het achterhoofd, bedenken jullie de meest gekke ideeën. Weet je niet goed hoe brainstormen in zijn werk gaat? Zoek je leuke brainsstormmethodes? Twijfel je of jullie wel creatief genoeg zijn? Lees meer over brainstormen
Gooi de meest absurde ideeën niet meteen weg, maar bekijk wat je eraan kan veranderen om ze realistisch te maken.
Wie neemt de beslissingen over deze activiteit en regelt alles?
Wat gaat er op elk moment gebeuren en wie zorgt ervoor? Om dit netjes op te lijsten, kan je een draaiboek opstellen, gebruik daarvoor gerust het VSK-sjabloon.
Nadat alle medewerkers een draaiboek kregen, kan je meteen beginnen aan je taken. Beter te vroeg dan te laat!
Lukt het niet om je taak uit te voeren? Laat het op tijd weten aan de werkgroep! Ze kunnen dan samen met jou een andere oplossing bedenken. Of vraag zelf hulp aan een vriend(in) of een leerkracht.
Vergeet niet genoeg promo te maken, tussen al het voorbereiden door. Het zou jammer zijn mochten jullie een fantastisch gemaskerd bal organiseren ... zonder feestvierders.
Voer niet alle promotie in één keer, maar verspreid doorheen de tijd en gebruik verschillende kanalen. Kondig bv. een maand op voorhand de activiteit aan op Facebook, hang 2 weken op voorhand affiches op en maak de dag voor de activiteit nog eens opvallend reclame (bv. langsgaan in de klassen).
Als een actie goed gepland is dan zou de uitvoering eigenlijk gemakkelijk moeten zijn. Al het materiaal is aanwezig en iedereen weet wat hij of zij moet doen. Belangrijk is natuurlijk dat er een goede taakverdeling is en dat iedereen zijn taken kent en goed uitvoert. Je kan bij de taakverdeling een coördinator aanduiden die het overzicht behoudt en alle taken opvolgt.
Toch zal je merken dat er altijd dingen zijn die foutlopen. Je kan nooit alles voorzien, je bent iets vergeten, de cd-speler is stuk, iemand is ziek … Je kan dit niet voorkomen, maar je kan er wel rekening mee houden. Misschien heb je ook een ‘crisismanager’ nodig. Dat is iemand die op voorhand geen vaste taak heeft, maar die bijspringt waar het nodig is. Moet er nog snel naar de winkel? Blijkt er toch te weinig hulp bij de drankstand? Moet er nog iets gekopieerd worden? Op die manier kunnen de andere taken wel doorgaan als er ergens iets misloopt.
Na de actie heb je twee mogelijkheden. Ofwel ruim je onmiddellijk alles op, ofwel stel je de opruim uit. Doe je het meteen, dan zijn alle medewerkers nog aanwezig. Stel je het uit, zorg dan dat de school op de hoogte is. Anders denken ze dat jullie de opruim vergeten zijn.
Enkele tips:
Heeeeeeel belangrijk: de medewerkers bedanken. Zorg dat je niemand vergeet, bv. de conciërge die jullie vroeger op school heeft binnengelaten of de directeur die jullie uitzonderlijk toestemming gaf om de omroepinstallatie te gebruiken. Bedanken kan mondeling, met een kaartje of misschien wel met een klein cadeautje. Hier vind je meer originele bedankingsideeën.
Pas het draaiboek aan voor een volgende keer. Bewaar het draaiboek op een plaats waar iedereen er volgend jaar ook nog aan kan (bv. op Smartschool, op de pc van de begeleider …).
Werk de financiën af. Vraag aan de boekhouder om op tijd alle rekeningen te betalen. Hebben jullie geld verdiend? Vraag dan aan de school of jullie dit bedrag zelf mogen houden, en bespreek met de leerlingenraad wat jullie willen doen met de winst. Maar het is nog beter als je dit al op voorhand had afgesproken.
Zorg ervoor dat deze veelgemaakte fouten jullie project niet kelderen!
Wie draagt de eindverantwoordelijkheid als er iets grandioos mis gaat?
Het is een grote verantwoordelijkheid. Daarom is het belangrijk dat je als leerlingenraad steun zoekt bij enkele leerkrachten en of bij de ouderraad. Vraag eens na wat de schoolverzekering dekt en laat een volwassene de eindverantwoordelijkheid nemen. Minderjarigen mogen trouwens ook geen contracten tekenen. Lees hier meer over wat jullie wel of niet mogen.
Moeten wij SABAM betalen voor een zangact, of voor het optreden van bandjes of DJ’s?
Wanneer een bandje tijdens het free podium een cover van een groep speelt of een DJ draait naast zijn zelfgemaakte muziek ook nog andere muziek, dan moet je Sabam en Billijke Vergoeding betalen. Het is dus belangrijk om je hierover op voorhand grondig te informeren!
Meer info: